¿Qué es?

Planificar el proyecto es establecer un método para alcanzar los objetivos acordados en la fase anterior. Consiste en una DEFINICIÓN detallada del modo en que creemos que se pueden alcanzar estos objetivos y en la DESCRIPCIÓN concreta y práctica de lo que va a suceder.

¿Qué lograremos?

• Disponer de un plan de trabajo completo con una estructura clara, en la que la unidad más pequeña en el PEP son los paquetes de trabajo, que a su vez pueden agruparse y constituir “sub-proyectos” parciales. Se aconseja que cada paquete de trabajo no se divida en más de siete tareas. Incluso, para cada sub-proyecto puede elaborarse su propio PEP.
  
  
• Proporcionar un marco común de trabajo que sirve como referencia.

¿Cómo lo hacemos?

El equipo de trabajo deberá seguir los siguientes pasos:

1. Tormenta de ideas: detallar todas las tareas que se tienen que llevar a cabo y qué actuaciones serán necesarias para conseguir los objetivos del proyecto. Por el momento, sólo compilarlas; después, se estructurarán. Como ayuda, se puede utilizar la matriz de objetivos.
   
   
2. Tareas parciales: reunir las tareas en entre tres y siete bloques grandes e inventar títulos (o designaciones) adecuadas para cada unidad. Estos bloques se llamarán “tareas parciales o subtareas”, porque forman una parte de las grandes tareas del proyecto.
   
   
3. Integridad: comprobar cada tarea parcial: ¿habrá que completarlas con alguna actividad o están ya completas? Si se echan en falta actividades, sólo tiene que añadirlas. Con este paso, se conseguirá la integridad de las actividades.
   
   
4. Paquetes de trabajo: reunir las tareas en bloques más pequeños (paquetes de trabajo) e inventar títulos (o designaciones) adecuados para cada uno. Hacer eso para cada tarea parcial. De esta manera se conseguirá un nivel de desglose de las tareas parciales. Las actividades de cada paquete de trabajo deberían estar relacionadas temáticamente.
   
   
5. Claridad: Comprobar la asignación de los paquetes de trabajo y las tareas parciales: ¿están asignados correctamente? En caso de que estén mal asignados, llévelo a otro grupo. ¿La estructura está clara? ¿Cómo se podría mejorar la estructura en caso de que fuera necesario? Con este paso de trabajo se conseguirá una estructura clara.

El equipo presentará conclusiones/ resultados.

Herramientas

Ejemplo de desarrollo del Plan Estructural de Proyecto

Objetivo final: el viaje de estudios a Londres con programa cultural; el viaje se preparará temáticamente en las clases de inglés; 6 días; a un precio económico.

1) Tormenta de ideas: ¿Qué hay que hacer y qué tareas habrá que llevar a cabo para alcanzar los objetivos del proyecto?

En este caso, a través de la tormenta de ideas se consiguieron 13 tareas a llevar a cabo.

Alternativa opcional: plan estructural de proyecto orientado por fases

La tormenta de ideas también se puede llevar a cabo directamente relacionada con las fases. En este caso cuelgan debajo de la pregunta principal (la nube arriba) todas las fases alineadas de forma horizontal. Las fases se extraen del plan de fases. Entonces, se puede hacer la tormenta de ideas para cada fase y colocar las actividades debajo de las fases correspondientes: ¿Qué tareas hay que llevar a cabo en la fase XY o, qué actividades hay previstas en la fase XY para alcanzar los objetivos del proyecto? La ventaja de este procedimiento es, que las actividades quedarán clasificadas por fases. La estructuración del PEP por fases en el nivel superior facilita luego la elaboración del Plan de Desarrollo de Proyecto (PDP). Por eso recomendamos la estructuración por fases en el nivel superior (véase en el ejemplo Paso de trabajo 5: claridad). Este PEP se llama Plan Estructural de proyecto orientado por fases. Después de la tormenta de ideas relacionada con las fases, se sigue trabajando de la misma manera en el paso 2.

2) Tareas parciales: juntar las actividades en tareas parciales y definir títulos

En este gráfico, el equipo ha agrupado ya las actividades en bloques (tareas parciales) y completado con otras actividades de las que se ha ido acordando después. La gestión de proyectos tiene su propio bloque (es un estándar). Las 13 tareas iniciales, ahora son 15. Las tareas que no corresponden al equipo se excluirán (en este caso: firmar contratos – es tarea del profesor).

3) Integridad: completar actividades

Un miembro del equipo comenta que la actividad reservar el viaje no es suficiente y que faltarían las actividades pedir presupuestos y comparar presupuestos. Se añaden estas tareas. Otro miembro del equipo menciona que la tarea reservar alojamiento tampoco está completa. Habría que comparar el precio, la ubicación y los servicios de diferentes alojamientos, por lo que sería necesario primero, elaborar una lista de hostales. El grupo añade otras actividades. El número de tareas aumenta y el PEP llega a ser cada vez más completo, pero al mismo tiempo menos claro.

4) Paquetes de trabajo: juntar actividades en paquetes de trabajo y definir denominaciones

Ahora el equipo empieza a reunir las tareas en paquetes de trabajo y asignar denominaciones a estos paquetes. El paquete de trabajo viaje, por ejemplo, acoge las tareas pedir presupuestos, comparar presupuestos y reservar el viaje, etc. Como en el PEP sólo se reflejan los paquetes de trabajo, se descuelgan ahora las actividades. Sin embargo, el equipo guarda las diferentes actividades: más adelante (en el Plan de desarrollo del proyecto) se necesitarán de nuevo.

5) Claridad: Comprobar la asignación y la estructura

Un miembro del equipo propone reunir las tareas parciales que se han formado hasta ahora en un bloque, fase de realización, completar las otras fases del Plan de Fases y añadir otros paquetes de trabajo. Un miembro se queja: “Ahora tenemos que volver a comprobar si las tareas están completas (la integridad).”